Documente adecuadamente su información empresarial

Es muy importante documentar y sustentar los ingresos, costos y los gastos de la empresa adecuadamente.
Para ello, debe:

1. Documentar su información con un proceso de archivo adecuado orientado a la clasificación, ordenamiento y descripción de sus documentos.

2. Custodiar su información ya sea física o digitalmente.

3. Digitalice su documentación: Existen muchos medios digitales en la nube para lograr un "backup" de su información, así como empresas que realizan este trámite para mantener confidencialidad en su manejo.

4. Destruir la documentación. Después de cumplir con la asignación requerida por ley, destruya de manera segura su información inherente y de administración. Es una práctica saludable para realizar espacio después de cumplir con los parámetros mencionados anteriormente.

Esta práctica es necesaria, o sea el archivo y conservación de toda la documentación empresarial, ya que en el futuro pudieran ser objeto de una investigación fiscal y si no contamos con los sustentos adecuadamente registrados, podemos caer en alcances fiscales muy onerosos innecesariamente.

En Panamá los mismos deben ser archivados y custodiados por un período mínimo de 5 años, establecidos por la regulaciones de la Dirección General de Ingresos.

Con excepción de los sustentos que amparan los pagos y registros del ITBMS (Impuesto de Transferencia de Bienes-Muebles), que tienen vigencia de expiración de 20 años, ya que los contribuyentes son retenedores de este impuesto y como su nombre lo indica, deben ser retornados al ente generador del impuesto.

Igualmente es muy importante el manejo adecuado de los inventarios de mercaderías, ya que estos también determinan sus utilidades o pérdidas en un período fiscal.
 

Sara Asvat
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